1. 제안 요청서의 목적

    고객이 아웃소싱을 통해 얻고자 하는 목적, 대상업무, 전문업체에 대한 요구사항, 제안서 평가기준, 제안서 작성요령 등을 정보 요청서를 통해 선정된 4~5개 정도의 전문업체들에게 전달하게 된다.

   기본 자료는 아웃소싱을 하고자 하는 동기와 목표에서 도출되며, 이 항목은 각 재무, 인사, 정보기술 분야 등의 실무 담당자들의 의견이 반영되어야 한다.

   형태면에서 보면 정보 요청서와 제안 요청서는 별 차이가 없어 보이지만, 제안 요청서에서 요구되는 내용의 깊이가 정보 요청서에 비해 훨씬 높다. 중요도 측면에서도 제안 요청서는 실제 서비스를 제공하게 될 전문업체(들)를 선정하는 기초 자료가 되므로 가장 중요한 사안이라고 말할 수 있다.

   제안 요청서에 요구사항을 정확히 기술하기 위하여 고객사는 현행 정보기술의 수준과 문제점을 정확히 파악할 수 있는 능력이 있어야 한다. 만일 이러한 능력이 없이 사업자 선정과 평가를 한다면 고객사는 아웃소싱의 경험이 많은 전문 사업자들의 제안내용과 계약조건을 정확한 평가없이 수용하는 오류를 범하게 될 것이다.

2.2 제안 요청서의 구성 요소     

   제안 요청서에는 고객사의 정확한 요구사항이 언급되어야 하는데 이 요구정의를 명확하기 위한 요소로는, 요구하는 처리가 확실히 효과가 있고 또한 현재의 기술수준으로 실현 가능할 것, 검증이 가능할 것, 의미가 불명확한 용어나 표현은 사용하지 말아야 한다.

■ 기업에 대한 개요

   - 기업의 역사 및 배경

   - 기업의 경영전략 및 관리제도의 현황

   - 사업방향

      . 산업내에서의 경쟁환경

      . 공급업자들과의 관계

      . 소비자들과의 관계

      . 외부의 잠재 진입자들

      . 생산되는 제품의 대체제

   - 현재 및 미래의 사업 목표

■ 아웃소싱하고자 하는 기업의 정보기술 환경

   - 정보기술 환경 및 서비스

   - 정보기술의 활용정도

   - 향후의 정보기술 방향

■ 아웃소싱 프로젝트에 대한 개요

   - 아웃소싱 프로젝트의 필요성 및 목적

   - 아웃소싱 서비스에 대한 소개

     . 아웃소싱 프로젝트의 범위

     . 아웃소싱 프로젝트의 형태

     . 아웃소싱 프로젝트의 기간

   - 아웃소싱시 요구되는 서비스

     . 아웃소싱 대상의 현 기능

     . 아웃소싱 대상에 대한 요구기능 및 성능

     . 아웃소싱 서비스에 대한 전문업체의 책임

■ 아웃소싱 관계에 대한 요구사항

   - 추구하는 아웃소싱 관계의 유형

   - 비용 산정 방법

   - 관리 조직 및 계획

   - 성과측정 방법

   - 인력 및 자산의 이관

■ 제안서 작성 요령 및 평가 기준

   - 제안서의 목차

   - 제안서의 설명방법

   - 제안서의 평가절차

   - 전문업체의 선정기준

■ 기타 안내 사항

   - 제안서 제출시기와 방법

   - 전문업체 선정시기 및 결과통보 방법

   - 기밀유지 및 준수사항

   - 기타 계약사항

3. 제안 요청서 작성시 고려요소

   주관적인 편견을 가지고 평가하지 않도록 주의하여야 한다. 아울러 전문업체들에게 제안서 작성을 위한 충분한 시간을 제공하는 것이 바람직 하다. 고객사의 제안 요청서에 대하여 필요한 자료수집이나 분석을 위해 전문업체들에게 시간적 여유를 주어야 한다.

    [제안 요청서의 예제]